Fiche de suivi du nettoyage

Qu’est-ce qu’une fiche de suivi du nettoyage ?

On trouve la fiche de suivi du nettoyage essentiellement dans les sanitaires des bureaux et des lieux publics. Bien souvent, elle prend la forme d’une feuille de papier A4 glissée dans une pochette plastique ou derrière une vitre en plexiglas.

Lors de chaque passage d’un agent d’entretien dans le local à nettoyer, ce dernier doit émarger la fiche de suivi en indiquant la date et l’heure de son passage. Généralement, il signe la fiche.

Pourquoi les feuilles de papier de suivi sont-elles obsolètes ?

L’utilisation d’une feuille volante pour indiquer la réalisation des prestations pose plusieurs problèmes :

Elle est très facile de la falsifier. Vous n’êtes pas passé hier ? Il suffit d’ajouter une ligne sur la fiche de suivi. Il est aussi possible de falsifier l’heure de passage.

Elle entraine du travail supplémentaire, aussi bien pour le relevé (une personne doit passer physiquement dans les locaux) que pour la resaisie dans un système informatique.

Elle donne une image très négative du gestionnaire du batiment ou du prestataire de ménage.

Les différentes solutions de digitalisation

En fonction des conditions contractuelles et des besoins des clients, il existe plusieurs méthodes pour digitaliser la fiche de suivi du nettoyage :

Utiliser un bouton connecté Smilio A, qui remontera le passage en temps réel, mais n’identifiera pas la personne

Utiliser la pointeuse RFID Clock S pour ajouter une fonction d’identification de l’agent d’entretien

Opter pour feuille de passage digitale Clock E pour ajouter l’information aux usagers sur le dernier passage.

Les solutions basées sur les QR codes ou le NFC sont également possibles, mais nécessitent que le personnel ait accès à un smartphone de service ou qu’un avenant contractuel prévoit l’utilisation du smartphone personnel dans ce cadre.

Comment digitaliser la fiche de suivi du nettoyage avec Ubiqod ?

En reliant les solutions citées précédemment à Ubiqod, il est possible de générer automatiquement une fiche de suivi digitale et connectée en quelques minutes seulement.

Dans un premier temps, on peut par exemple utiliser le connecteur Google Sheets pour envoyer en temps réel les données vers le tableur connecté de Google.

Les webhooks et autres connecteurs permettent d’envoyer ces données vers n’importe quel logiciel cloud de votre choix, que ce soit directement ou à travers des systèmes comme Make ou Zapier.

Certains confrères parlent parfois de fiche de traçabilité nettoyage plutôt que de suivi.