Feuille de temps : comment les remplir automatiquement ?
Par abus de langage, les entreprises de propreté parlent volontiers de feuille de temps. Il s’agit en réalité bien souvent de feuilles de pointage, qui indiquent le temps de travail effectué par les salariés.
Ce terme peut également désigner un relevé d’heures permettant à un prestataire de facturer des prestations à son client.
Que contient une feuille de temps ?
Il n’existe pas à proprement parler de législation relative à un terme aussi générique. Cependant, si on assimile la feuille de temps à une feuille de pointage, on doit y trouver à minima les informations suivantes :
- L’identifiant de l’intervenant
- Le lieu de l’intervention (si autre que le lieu habituel de travail)
- Les dates de début et de fin de travail
Dans le cas d’un relevé d’heure, le format est plus libre, et un simple libellé de la prestation accompagné des dates et durées de réalisation suffit.
De la saisie manuelle à l’automatisation
La saisie manuelle des feuilles de temps est longue, fastidieuse et source d’erreurs. L’automatisation apporte un gain de productivité important dans ce domaine. Dans certaines professions, ces relevés de temps sont effectués avec des logiciels spécialisés. Par exemple, les avocats utilisent des solutions cloud comme Jarvis Legal.
Pour les activités terrain, il n’est pas possible de proposer des outils bureautiques basés sur des App mobiles ou nécessitant un ordinateur.
Plusieurs solutions existent :
- Des pointeuses digitales à base de QR codes
- Des solutions basées sur des balises actives comme Clock R
- Des pointeuses NFC sans fil autonomes qui peuvent être installées sur les sites client
Dans tous les cas, le moyen de saisie doit être différencié du traitement des données
Les avantages de l’automatisation des feuilles de temps
Automatiser le remplissage des feuilles de temps présente de nombreux avantages pour les entreprises. Non seulement elle permet de réduire les erreurs humaines, mais elle facilite également le suivi en temps réel des projets et des heures travaillées. De plus, elle offre une transparence accrue, tant pour les employés que pour les employeurs, en fournissant des données précises et vérifiables. Cela peut aussi simplifier la gestion de la paie et des factures, en intégrant directement les informations recueillies dans les systèmes de comptabilité et de gestion des ressources humaines.
L’automatisation des feuilles de temps représente une évolution indispensable pour les entreprises souhaitant gagner en efficacité et en précision. Avec les technologies actuelles, il est possible d’adopter des solutions adaptées à chaque type d’activité, qu’elle soit sédentaire ou mobile.
Comment automatiser la saisie des temps ?
Grâce à la plateforme de suivi terrain Ubiqod, il est désormais très simple de faire remonter les temps du personnel de terrain dans son outil préféré. Il peut s’agir d’un simple tableau Google Sheet ou d’un logiciel de SIRH évolué.
Testez la saisie automatique des temps par QR code dans Skiply Timesheet
