Suivre la présence sur site avec Skiply Timesheet (QR code)

Au cours de ce tutoriel, vous apprendrez à mettre en place un système de pointage par QR code du personnel détaché avec Ubiqod (Skiply) et Google Sheets (feuilles de calcul Google).

Ce tutoriel est adapté aux QR Codes statiques comme aux QR Codes dynamiques Ubiqod Key. Si vous utilisez des objets connectés, merci de consulter le tutoriel pour Smilio A ou pour Clock S selon votre cas.

Ce tutoriel est aussi disponible en vidéo ci-dessous (certains écrans peuvent évoluer en fonction des mises à jour régulières de la plateforme).

Processus de pointage des intervenants

Vous cherchez un moyen simple et efficace pour relever à distance le passage de votre personnel sur site.

A l’issue de ce tutoriel, les travailleurs pourront pointer de la manière suivante :

L’intervenant scanne le QR code présent sur site

Un écran lui demande d’indiquer s’il arrive ou s’il part

Le travailleur saisit son code personnel ou scanne son QR code personnel afin de s’identifier

L’application écrit automatiquement une ligne dans une feuille de calcul Google équipée de l’extension Skiply Timesheet afin d’assurer le suivi du personnel sur site

Résultat : la feuille de pointage dynamique

Les pointages seront automatiquement traités, et mis en forme dans une feuille de pointage :

Skiply Timesheet offre notamment les fonctionnalités suivantes :

• Remplissage automatique des heures de départ et d’arrivée
• Calcul du temps passé pour chaque intervention
• Tri par site ou par employé
• Mise en avant des anomalies de pointage
• Suivi de la présence des intervenants sur site en temps réel

Avant de commencer : pré-requis

Ce guide est accessible à toute personne sachant utiliser Google Sheets. Nous vous recommandons cependant de bloquer une heure, au calme, pour prendre le temps de bien suivre les différentes étapes.

Avant d’utiliser cette application, vous devez :

Créer un compte Ubiqod (vous bénéficierez de 100 Ubiqoins gratuits pour tester l’application)

Avoir un compte Google pour utiliser le service Google Sheets. Si ce n’est pas le cas, c’est ici et c’est gratuit !

Préparer votre feuille de calcul Google

Installer l’extension Feuille de pointage Skiply

Créez une nouvelle feuille de calcul Google.

Dans le menu Extensions > Modules complémentaires, sélectionner Télécharger des modules complémentaires.

Cherchez le module Feuille de pointage Skiply, puis cliquez sur l’App.

Si votre entreprise utilise Google Workspace, sélectionnez installation administrateur ou installation individuelle. Si vous ne voyez pas ces options, contactez votre administrateur Google Workspace.

Si vous n’utilisez pas Google Workspace, cliquez sur Installer.

Cliquez sur continuer pour valider les autorisations nécessaires.

Après l’installation, vous devriez voir apparaître un nouveau sous-menu nommé “Feuille de pointage Skiply” dans le menu Extensions. Si ce n’est pas le cas, attendez quelques instants puis rechargez la page.

Vérifiez vos paramètres régionaux

Avant de lancer l’App via le menu, pensez à vérifier et valider vos paramètres régionaux.

Dans le menu Fichier > Paramètres, vérifiez le fuseau horaire et le pays, puis enregistrez.

Initialiser l’app

Dans le menu Extensions, allez sur Feuille de pointage Skiply et sélectionnez Créer les tableaux (initialisation).

Si vous lancez l’app pour la première fois, vous devrez autoriser l’App à accéder aux données nécessaires à son fonctionnement.

Une boîte de dialogue vous demande vos préférences de format de date.

Cliquez sur Continuer.

Attendez le message de confirmation à la fin du processus avant de faire une action sur votre tableau.

Il est possible que vous rencontriez un problème de “chargement infini”. Ce problème est lié à l’utilisation simultanée de plusieurs comptes Google sur votre navigateur.

Pour résoudre les problèmes liés aux connexions multiples, essayez l’une des solutions suivantes:

– Déconnectez-vous de tous vos comptes Google, puis connectez-vous uniquement à celui qui contient le projet, le module complémentaire ou l’application Web Apps Script auquel vous souhaitez accéder.

– Ouvrez une fenêtre de navigation privée dans votre navigateur, puis connectez-vous au compte Google contenant le projet Apps Script, le module complémentaire ou l’application Web à laquelle vous souhaitez accéder.

Le travail sur Google Sheets est terminé ! Félicitations !

Il nous reste maintenant à configurer Ubiqod pour faire le lien entre les QR codes de pointage, vos sites et l’application.

Configurer Ubiqod

Connectez-vous à votre compte Ubiqod.

Créer un Site

Rendez-vous dans la section Sites.

Créez un nouveau site à partir du bouton CREER et donnez-lui un nom (nous l’appellerons “Site A” dans ce tutoriel). Entrez son adresse ou ses coordonnées GPS.

Cliquez sur CREER.

Votre site est créé. Vous avez été automatiquement redirigé sur la page de votre site.

Créer une INTERFACE

Dans notre cas, l’interface permet de créer l’écran vers lequel l’utilisateur sera redirigé après avoir scanné un QR code.

Pour créer votre interfacen allez dans le menu Interfaces, puis sélectionnez Choix unique.

Donnez un nom à votre interface (nous l’appellerons “Pointage Interface” dans ce tutoriel).

Dans l’onglet OPTIONS GENERALES :

[Facultatif] Renseignez une instruction (elle sera affichée sur la page, en dessous du nom du QR code)

[Facultatif] Activez l’affichage du nom du tracker (dans notre cas, un tracker correspond à un QR code ou à un Ubiqod Key)

[Facultatif] Activez le Géofencing. Cette option demandera à l’utilisateur l’autorisation d’accéder à sa géolocalisation et vérifiera si ce dernier est à l’endroit attendu, en fonction de la localisation du site.

Activez la protection par code PIN

[Facultatif] Activez le mode de scan si vous souhaitez utiliser un badge QR code pour l’identification des personnes au lieu d’un code PIN (il s’agit d’une fonctionnalité nécessitant l’utilisation d’une liste de PIN code, non abordée dans ce tutoriel)

[Facultatif] Activer “Retenir le code PIN”. Cette option permet de garder en mémoire le code PIN de l’employer sur son smartphone pendant X jours (dans l’exemple ci-dessous 7) pour faciliter son pointage. Au bout de 7 jours, lorsqu’il voudra pointer, il devra ressaisir son code PIN.

Dans l’onglet MODIFIER, ajoutez 2 boutons :

libellé : Arrivée / référence : 1

libellé : Départ / référence : 2

Attention : si vous changez les libellés Arrivée et Départ dans votre interface, il est impératif de bien mettre à jour l’onglet Réglages de l’App Google (cases B4 et B5), sinon les requêtes seront considérées comme des demandes de service. Le numéro de bouton, n’est pas pris en compte dans le cas des QR codes (utilisé uniquement pour les pointeuses connectées). Si vous ne voyez pas de données de pointage remonter dans l’onglet Suivi mais qu’elles apparaissent dans l’onglet Demandes de Services, il y a de très fortes chances pour que ce soit l’origine du problème.

Vous pouvez également créer d’autres boutons personnalisés, comme par exemple une demande de rappel client (Libellé : Rappeler le client / Référence : 3).

Les pointages iront dans l’onglet Suivi de l’App Google Sheets, les demandes iront dans l’onglet Demandes de service.

Cliquez sur le bouton Créer

Créer un CONNECTEUR

Rendez-vous dans la section Connecteur.

Créez un nouveau connecteur de type Google Sheets à partir du bouton CREER et donnez-lui un nom (nous l’appellerons “Pointage Dispatch” dans ce tutoriel).

Ajoutez une connection à votre compte Google à l’aide du bouton + situé à droite du champs Sélectionnez une connexion Google Sheets.

Donnez un nom à cette connexion, puis appuyez sur le bouton Sign in with Google (ou l’équivalent en français).

Connectez vous à votre compte Google (si ce n’est déjà fait) et acceptez les conditions d’utilisation.

Copiez l’URL de votre feuille de calcul Google et collez-là dans le champ URL:

Cliquez sur RÉCUPÉRER LES DONNÉES DE LA FEUILLE DE CALCUL.

Sélectionnez la feuille Trace puis associez les colonnes avec les champs de données suivants :

Colonne Date : Horodatage

Colonne Libellé du device : Libellé du tracker

Colonne Site : Libellé du site

Colonne Action : Libellé de la donnée

Colonne Code : Libellé du code

Colonne ID du device : Slug du Tracker

Colonne Type de device : Type du tracker

Colonne Position GPS : Localisation de l’utilisateur

Colonne Validation : Sur site ?

Colonne Informations : Laisser vide (vous pouvez également utiliser cette colonne pour envoyer la géolocalisation de l’utilisateur si vous le souhaitez).

Cliquez sur CREER.

Créer votre tracker (QR code standard)

Sur la plateforme Ubiqod, vous pouvez créer vos propres QR codes et les imprimer par la suite. Un QR code standard est appelé un QOD.

Dans le menu Trackers, choisissez l’onglet QOD. Cliquez sur le bouton + CODE.

Donnez un nom à votre tracker (pour ce tutoriel, nous l’avons appelé “Pointage”)

A présent, affectez :

votre interface “Pointage Interface”,

votre site “Site A”,

votre connecteur “Pointage Dispatch”.

Cliquez sur CREER.

Félicitations, votre QOD est prêt !

Lorsque vous cliquez sur le tracker, vous verrez apparaître le QR code correspondant et l’utiliser en faisant un copier / coller. Vous pouvez aussi imprimer les QR codes en les sélectionnant dans la liste et en cliquant sur le bouton Imprimer.

Vous pouvez désormais aller à la section Tester votre système de pointage.

Utiliser un Ubiqod Key

Rendez-vous dans la section Trackers, choisissez le menu Ubiqod Key.

Cliquez sur l’Ubiqod Key que vous souhaitez utiliser dans la liste.

Affectez les élements suivants :

votre interface “Pointage Interface”

votre site “Site A”

votre connecteur “Pointage Dispatch”

Cliquez sur METTRE A JOUR.

Félicitations, votre UBIQOD KEY est prêt !

Testez votre système de pointage

Pour vous assurer que tout fonctionne comme attendu, scannez votre QOD (QR code standard) ou votre Ubiqod Key et effectuez un pointage comme si vous étiez l’utilisateur. Votre tableau Google Sheet devrait se mettre à jour après la soumission.

Dans l’onglet “Trace”, vous devriez voir les données “brutes”, c’est à dire non traitées :

Dans l’onglet “Suivi”, vous verrez les pointages mis en forme :

Conseil : si vous ne voyez pas les pointages mis en forme dans l’onglet Suivi, assurez-vous que vous avez bien configuré le libellé des boutons dans l’onglet Réglages.

Pour aller plus loin

Identification des intervenants

Pour attribuer un code PIN à un employé, utilisez l’onglet Employé dans Google Sheets. Cela remplacera le code PIN par le nom de la personne lorsque le code saisi sera reconnu. Si le code n’est pas renseigné, le code brut apparaitra.

Geofencing

Lorsque le géofencing est activé, le système calculera la distance entre la position de l’utilisateur et l’emplacement du site. Si cette distance est inférieure au périmètre de géofencing indiqué dans la page du site, la colonne « Validation » de l’onglet Trace sera mise à jour avec la valeur 1. Si la valeur est 0, cela signifie que le géofencing n’est pas activé, ou que l’utilisateur a refusé de partager sa position, ou que l’utilisateur se trouve en dehors du rayon de géofencing.

Impression en masse des QR codes

La plateforme Ubiqod intègre une fonction d’impression en masse. Pour imprimer un ensemble de codes QR, sélectionnez les Qods que vous souhaitez imprimer, puis cliquez sur IMPRIMER.

Partage des données

L’application Skiply Timesheet bénéficie de toutes les fonctionnalités proposées par Google Sheets. Il permet notamment de donner un accès en lecture à un client grâce au bouton Partager , situé en haut à droite de l’interface.

Garantie

L’application Skiply Timesheet fonctionne comme décrit dans ce guide à la date de rédaction. Son fonctionnement dépend de la plateforme Google, avec laquelle nous n’avons aucun lien. Cette application est fournie sans aucune garantie d’aucune sorte. Les services d’assistance sont proposés par Skiply.

Limitations connues

Lorsqu’une nouvelle ligne est ajoutée, Google Sheets effectue un calcul pour mettre à jour la feuille de temps. Ce calcul peut prendre plusieurs secondes. Ainsi, si plusieurs partitions arrivent en même temps dans un intervalle de 3 secondes, il est possible que certaines d’entre elles ne soient pas traitées immédiatement et se mélangent.

Si vous utilisez le système pour plusieurs sites, nous vous recommandons d’utiliser plusieurs tableaux (par exemple un par client).

NE CHANGEZ PAS les colonnes ou les onglets, des dysfonctionnements pourraient apparaître.

L’application Google Sheets n’est pas recommandée pour les grande équipes. Si vous avez beaucoup de personnel, utilisez plutôt un logiciel de pointage adapté à vos besoin.